Benutzer & Gruppen
Verwaltung von Benutzern und Gruppen in der Administrationsoberfläche
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Benutzer und Gruppen in der Administrationsoberfläche verwalten. Sie lernen, wie Sie Benutzerprofile einsehen, Benutzer deaktivieren, Gruppen erstellen und organisieren sowie Zuständigkeiten strukturieren.
Benutzerübersicht
Oben in der Navigationsleiste können Sie zwischen den Bereichen Benutzer und Gruppen umschalten.
Benutzerliste
Im Bereich Benutzer sehen Sie eine vollständige Liste aller einzelnen Benutzer Ihres Systems.
- Statuspunkt am Profilbild:
- Grün: Online
- Blau: Urlaub
- Orange: Abwesend
Benutzerprofil & Aktionen
Ein Klick auf einen Benutzer öffnet das Benutzermenü. Dieses beinhaltet:
- E-Mail des Benutzers
- Gruppen, in denen der Benutzer Mitglied ist
- Klick auf eine Gruppe öffnet das jeweilige Gruppenmenü
- Button „Benutzer deaktivieren“
Deaktivierte Benutzer:
- erscheinen nicht mehr in Zuweisungslisten
- können keine Flows mehr bearbeiten
Gruppenverwaltung
Der Bereich Gruppen dient dazu, Abteilungen und organisatorische Strukturen Ihres Unternehmens abzubilden. Dies ermöglicht es, Gruppen direkt Aufgaben und Flows zuzuweisen.
Gruppenübersicht
- Anzeige aller vorhandenen Gruppen
- Jede Gruppe zeigt alle zugehörigen Benutzer inklusive deren Status an
Neue Gruppe anlegen
Mit dem Button „Neue Gruppe anlegen“ können Sie eine neue Gruppe erstellen. Dazu geben Sie einen Gruppennamen an.
Ein Klick auf eine Gruppe öffnet das Gruppenfenster mit weiteren Verwaltungsoptionen:
- Benutzer hinzufügen
- Gruppe löschen (nur möglich, wenn die Gruppe nicht in aktiven Flows verwendet wird)
Symbole neben dem Profilbild:
- Blaues Schild: Gruppenmanager
- Rotes Schild: Administrator
Ein Klick auf einen Benutzer führt zurück zum jeweiligen Benutzermenü.
Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederliste einer Gruppe zeigt alle Nutzer sowie deren Rollen. Ein Klick auf das Drei-Punkte-Menü eines Benutzers bietet folgende Optionen:
- Benutzer aus Gruppe entfernen
- Benutzer zum Gruppenmanager ernennen
- Managerstatus entfernen
Weiterführende Funktionen
Benutzerrollen verstehen
Rollen bestimmen, welche administrativen Funktionen ein Benutzer ausführen darf. Administratoren können alle Einstellungen ändern, während Gruppenmanager nur innerhalb ihrer Gruppen verwalten dürfen.
Benutzerstatus sinnvoll nutzen
Setzen Sie Urlaubs- oder Abwesenheitsstatus, um Aufgaben korrekt zu verteilen und Engpässe zu vermeiden.
Gruppen als Organisationsstruktur
Nutzen Sie Gruppen, um firmeneigene Abteilungen, Teams oder Projektgruppen abzubilden und Flows gezielt zuzuweisen.